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The INREV Guidelines are published in English. Translated sections have been provided as a matter of courtesy only and their accuracy has not been verified. If you are in doubt as to the content and meaning of a translation, please consult the official English text. In case of discrepancy between the two languages, the English text prevails.
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Corporate Governance Introduction
A cornerstone of success and profitability
Good corporate governance is key to the success and profitability of your business. Corporate governance means the structure, processes, policies and laws that determine how an investment vehicle is managed and controlled.
The purpose of the Corporate Governance guidelines is to help define the decision-making process for vehicles, ensure their managers are accountable to shareholders, and guide the allocation of roles, responsibilities and rights within the company.
This module will allow investors and managers to compare fund terms against industry best practices and to identify gaps in governance frameworks - as well as giving guidance on how to fix them. It will also help find those variations from best practice that need explaining to investors.
Embracing Regime Change
An anonymous investor and fund manager provide their view on the importance of good corporate governance, how it can help to attract new investors and how effective implementation can only take place if it is practiced on a consistent basis.
Videos
Importance of Corporate Governance
Gabi Stein, Tishman Speyer talks on the importance of corporate governance, the principles behind it and the purpose of the assessement tool.
Assess your Corporate Governance
Benchmark your investment vehicle and determine your compliance rate with the INREV Guidelines via our new tool.
Useful information
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Why should you use the new tool? This Q&A section explains.
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Corporate Governance Module: Get a quick snapshot of the 7 principles
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If you have any questions, please contact professional.standards@inrev.org or phone +31 (0)20 235 8600
Introduction
Last update Jun 2016
CG-I01
Une bonne gouvernance est l'une des clés du succès des véhicules d'investissement immobiliers non cotés. Elle couvre la structure, les processus, les politiques et les lois qui déterminent le mode de gestion et de contrôle d'un véhicule d'investissement. Plusieurs cadres de gouvernance, fondés sur la réglementation locale ou européenne et animés par de nombreux thèmes communs, soutiennent cet objectif.
Le niveau de réglementation imposé aux véhicules d'investissement immobiliers non cotés qui visent les investisseurs institutionnels est parfois moins élevé que pour les autres catégories d'investissements telles que les fonds de détail ou les structures cotées. Cette différence est principalement due à la nature des fonds immobiliers non cotés qui sont typiquement peu liquides et dont les gestionnaires sont entrepreneuriaux. Dans de tels cas, l'adoption d'un modèle de gouvernance rigoureux est essentielle. Tant les directives de l’INREV que la Directive relative aux gérants de fonds dits « alternatifs » (« AIFM »), qui réglemente les gestionnaires de fonds en Europe, abordent les principes clés au centre d'une approche rigoureuse de la gouvernance qui:
- aligne les intérêts des investisseurs et des gestionnaires de fonds;
- gère les conflits d'intérêt;
- garantit la responsabilité du gestionnaire de fonds; et
- promeut la transparence.
Les termes constitutifs de chaque véhicule d'investissement doivent être rédigés de façon aussi complète et exhaustive que possible. Ils doivent établir comment les principes et meilleures pratiques doivent être mis en œuvre par les personnes impliquées dans la gestion du véhicule et doivent ainsi créer des obligations contractuelles contraignantes entre le véhicule et ses investisseurs. Le présent module décrit les principes des meilleures pratiques de l'INREV et donne des directives quant à leur application pratique.
Les directives de l’INREV mettent l'accent sur le véhicule, tandis que la Directive AIFM se concentre sur le gestionnaire. Les directives de l’INREV de gouvernance s'appuient sur des principes, destinés à être appliqués par les personnes dans le cadre de leur conduite, alors que la Directive AIFM décrit principalement les obligations légales et les responsabilités du gestionnaire. En plus des directives, le rapport du Guide du Gestionnaire AIFM fournit un guide pratique aux gestionnaires concernés par la réglementation de l'Union Europeenne. Ce rapport présente les fonctions clés sur la base des exigences de gouvernance spécifiques de la Directive AIFM et les meilleures pratiques de gouvernance de l'INREV, davantage fondées sur des principes.
La législation locale et européenne des différentes juridictions prévaudront toujours sur les principes qui n'ont pas force de loi. Les principes et meilleures pratiques de gouvernance de l'INREV forment un cadre générique susceptible d'être appliqué à une large gamme de véhicules immobiliers. Pour qu'un véhicule immobilier non coté ou un gestionnaire d'investissement soit conforme, il doit respecter scrupuleusement la législation locale et européenne applicables à l'endroit où ces entités sont domiciliées.
Executive summary
The 7 principles of INREV Corporate Governance
CG-S01
Corporate governance is a cornerstone of success of non-listed real estate investment vehicles. It refers to the structure, processes, policies and laws that determine how an investment vehicle is managed and controlled. The INREV Guidelines Corporate Governance module designs a framework in line with industry best practices to establish and promote common and workable standards for non-listed real estate vehicles built on the following seven principles.
- Compliance with the law;
- Compliance with constitutional terms;
- Skill, care diligence and integrity;
- Accountability;
- Transparency;
- Acting in investors interests, including alignment of interests and conflict of interests;
- Confidentiality.
1. Compliance with the law
CG-S02
Compliance with the law is the foundation of every corporate governance framework. Being primarily responsible for this, the manager has to have appropriate systems in place to monitor, confirm and disclose compliance to the investors and non-executive officers. The non-executive officers should oversee the manager in all these respects, and should be able to seek external advice on these matters. The investors should make any and all necessary information available to the manager and are expected to immediately highlight any doubts they may have about the vehicle’s legal compliance.
2. Compliance with constitutional terms
CG-S03
The vehicle's constitutional terms are the legal basis for investors to exercise their rights. To control and monitor adherence to the terms the manager should implement appropriate processes and systems and fully disclose the vehicle's compliance to all involved parties. The role of the non-executive officers (the terms non-executive officers, independent directors and investor representatives are used interchangeably in the corporate governance guidelines and in this summary) is to oversee the manager in this respect. The constitutional terms need to be unambiguous to enable all parties to accept and adhere to these.
Vehicle decision-making: When investing in a vehicle, investors provide a real estate investment mandate to a manager who consequently has the fiduciary obligation to execute on such mandate in a professional way within the parameters of that mandate. Investors should however retain control over the fundamental parameters underlying the investment mandate, such as changes to investment and financing strategy or remuneration of the manager. The threshold of investors required to make material changes should be defined. Approval thresholds need to be feasible, too low hurdles as well as unrealistically high hurdles should therefore be avoided (blocking votes).
3. Skill, care, diligence and integrity
CG-S04
In addition to the constitutional terms the manager is responsible to establish a code of ethics whose adherence has to be overseen by the non-executive officers and the investors. The code of ethics relates amongst others to appropriately skilled, trained and controlled staff of all parties involved in the vehicle. While the non-executive officers have to ensure that the manager has related internal controls in place the investors equally oversee the non-executive officers in this regard.
Investor default: The vehicle documentation should contain a clause determining provisions in the case that investors default on their capital calls. Included penalties and suggested remedies should address automatic default, notification of the non-executive officers or the other investors, forced sale and voting rights.
Investment committee: An investment committee should be installed to assess material changes to the investment strategy and the business plan of individual assets. The composition should be embedded in the vehicle's governance principles.
Use of third parties: The vehicle documentation should set out any use of third party service providers including assigned responsibilities and accountabilities. A system of checks and balances between the manager, the custodian and the paying agent as well as any approval requirements from the investors with respect to appointment or replacement should be disclosed.
Risk control processes: The vehicle documentation should clearly describe the related risk control processes and how the manager monitors, measures and reports these.
4. Accountability
CG-S05
The fourth principle of the Corporate Governance module outlines the manager’s primary accountability for the vehicle, its investors and its profitable operations within legal frameworks. The non-executive officers are responsible to the investors while they themselves are accountable to their own relevant bodies. To assess the manager’s abilities and trustworthiness and to communicate any related concern, access to necessary information needs to be granted for the involved parties of the vehicle.
Indemnification: The vehicle should contain an indemnification and/or exculpation clause which, under specific circumstances, may reduce the accountability of the manager to the vehicle. The constitutional documents should explain if there are restrictions on losses to the vehicle arising from indirect or consequential loss.
Removal of manager at will: The vehicle framework should contain a removal at will or "no fault removal" clause, whereby the manager’s mandate can be terminated due to request of a majority of the investors. The documentation should clearly disclose the manager’s rights regarding outstanding fees and interest payments in such situations.
Removal of manager for cause: Vehicles should have a "removal for cause" clause in place that gives investors, dependent on a defined threshold, the right to call at any time for a vote to remove the manager. The vehicle documentation should clearly describe how cause can be established.
Non-executive board: If the vehicle has a non-executive board in place the selection criteria of the independent directors should be clearly defined in the vehicle documentation and focus on the depth and breadth of relevant experience. Procedures should be in place to ensure that material decisions are recommended by the manager for consideration and approval rather than just consultation by the committee. The non-executive officers may retain an external counsel at the expense of the vehicle and have access to appropriate insurance.
5. Transparency
CG-S06
As one of the underlying principles of the overall INREV Guidelines, transparency is the fifth principle of the corporate governance framework. Transparent and comprehensive reporting is essential for every vehicle to be assessable and easily understood by its involved parties. Consequently the manager is obliged to disclose reports in a timely, proper and comprehensive manner, so as to inform on matters such as strategy, progress of targets and the performance of the vehicle. The reporting format should enable investors and non-executive officers to understand the vehicle's performance and related risks, and the extent to which the manager undertakes his responsibilities.
Rights of investors to obtain information: To provide investors with a forum to ask questions and to be heard the manager shall hold frequent investor meetings. Investors should always have the ability to convene such a meeting themselves to discuss any potential issue that needs to be heard. The same applies to the right to inspect the books and records of the vehicle and the manager or have a third party auditor conduct an audit.
Reporting in line with the INREV Guidelines: The manager should clearly state how it intends to comply, where relevant, with the INREV Guidelines and provide explanation on where it departs from the guidelines.
Side letters: The vehicle should not enter into any side letter agreements unless these are disclosed in the vehicle documents irrespective of the level of commitment or the commitment date, while the side letters’ terms should be made available on request. Investors may rely on all side letters between the vehicle and the other investors. The manager shall not accept changes to side letters with investors that may have an adverse effect on the other investors or the economics of the vehicle without the investors’ consent.
6. Acting in investors’ interests, including alignment of interests and conflicts of interest
CG-S07
The manager is expected to act in the investors’ interests and to create structures in the vehicle in such a way that the alignment of interests is enhanced and potential conflicts of interest are dealt with in a transparent way. It is essential not to encourage risk-taking inconsistent with the risk profile of the vehicle. A written protocol how to handle conflicts of interest within the vehicle has to be implemented which outlines how investors will be treated on new issues, redemptions and transfers of equity (or debt investments) in the vehicle and co-investment opportunities. The investors on the one hand should advise the vehicle and non-executive officers in a timely manner if they consider that the vehicle is not being run in their best interests and on the other hand should inform the vehicle about any conflicts of interest originating in their own bodies. In this case investors should make available any necessary information in a timely and proper manner to enable the manager to take appropriate measures.
Co-investment: The co-investment arrangements should run for the life of the vehicle and provide that key personnel and other individuals running the vehicle co-invest a meaningful amount in the vehicle.
Key personnel: A small group of individuals should be designated as key men whose departure would trigger a key man event possibly implying a suspension of the investment period. If a replacement has not been identified within a defined time period the vehicle can be terminated for fault.
Fee and carry structures: Fees should be designed to enhance the alignment of the manager’s interest with that of the investors. Best practice is that the manager receives a management fee that is sufficient to manage the vehicle and a carry structure that rewards the manager for adding value above the expected return in the base case.
Conflicts of interest: A clearly defined protocol to manage conflicts of interest should be in place and overseen by the non-executive officers or investors. The protocol should define the extent to which the manager has to offer investment options exclusively to the vehicle.
7. Confidentiality
CG-S08
The manager, the non-executive officers and the investors should all have access to sensitive information about the investment vehicle and its involved parties. This information must be treated according to the agreements in the constitutional terms. In general the need to maintain confidentiality has to be balanced against the need to ensure transparency and if there is a conflict, the need for transparency should prevail. However, information which, when disclosed, would create a competitive disadvantage to the vehicle, is expected to be treated as confidential and not to be disclosed widely. Confidentiality provisions should indenture all investors with the same restrictions and may not effectively prohibit investors exercising their rights under the constitutional documents.
Principes
CG-P01
Conformité à la loi – Le véhicule d'investissement et son gestionnaire doivent toujours se conformer à la législation et aux réglementations applicables dans la juridiction où ils sont domiciliés.
CG-P02
Conformité aux termes constitutifs – Les termes constitutifs du véhicule doivent énoncer clairement les principes clés de gouvernance qui doivent toujours être respectés.
CG-P03
Compétences, attention, diligence et intégrité – Les investisseurs, leurs représentants, les administrateurs non exécutifs et les gestionnaires doivent veiller à la protection des intérêts des investisseurs et de leurs investissements en faisant preuve de compétence, d’attention, de diligence et intégrité. Ils doivent, en outre, s'assurer que le niveau des ressources humaines, financières et opérationnelles allouées à la gestion desdits fonds soit suffisant.
CG-P04
Responsabilité – Les gestionnaires, les administrateurs non exécutifs, les investisseurs et leurs représentants, ainsi que les personnes mandatées par les investisseurs sont toujours responsables de l'ensemble de leurs actes.
CG-P05
Transparence – Toute information relative au véhicule, jugée appropriée, doit être communiquée dans les meilleurs délais, de manière claire, objective, exhaustive et non fallacieuse.
CG-P06
Agir dans l'intérêt des investisseurs, notamment alignement des intérêts et conflits d'intérêt – Les véhicules doivent être gérés dans le meilleur intérêt de tous les investisseurs. En cas de conflits d'intérêts, ceux-ci doivent être gérés de manière équitable entre les investisseurs, les véhicules et les gestionnaires ; l'alignement des intérêts entre les investisseurs et les gestionnaires a pour but de réduire le risque de survenance de tels conflits.
CG-P07
Confidentialité – Les informations relatives aux véhicules et aux intérêts des investisseurs dans les véhicules qui ne sont pas du domaine public doivent toujours être traitées de manière confidentielle.
Directives
Reporting
CG01
| Décrire le cadre de gouvernance du véhicule ainsi que l'organisation de la gestion et de l'administration. Il s'agit par exemple d'identifier l'AIFM (le gérants de fonds dits « alternatifs ), les administrateurs, les mandataires, les dépositaires, les commandités, les gestionnaires de risques, les conseillers en investissements, les gestionnaires de portefeuilles, les gestionnaires d'actifs et administrateurs de biens immobiliers, les experts et autres fonctions clés pertinentes. Identifier et discuter de la gouvernance du véhicule et des cadres de surveillance, tels que le recours à des administrateurs et investisseurs indépendants ou autres comités spéciaux ainsi queleur fonctionnement. | Annuel |
Intérimaire Décrire les changements matériels |
CG02
|
Décrire la structure et les principes de gouvernance au sein de l'organisation du gestionnaire (plutôt que du véhicule) par exemple Sur les zones de conflit potentiel entre les differentes sources de capitaux sous gestion, les processus de gestion des conflits, la composition et les procédures du Comité d'Investissement, ;le mode de distribution des honoraires de performance (carried interest), etc. |
Annuel |
Intérimaire Décrire les changements matériels |
CG03
| Décrire le niveau d'adoption des meilleures pratiques de gouvernance de l'INREV. | Annuel |
Intérimaire Décrire les changements matériels |
CG04
|
Les rapports annuels et intérimaires doivent décrire tous les changements importants intervenus dans le niveau de conformité au cadre de gouvernance défini dans la documentation du fonds. |
Annuel | Intérimaire |
Conformité À La Loi
Code De Conduite Du Gestionnaire
CG05
Le gestionnaire doit s’assurer que le véhicule respecte l'ensemble des législations et des réglementations applicables dans la juridiction dans laquelle le véhicule est établi.
CG06
Le gestionnaire est le principal responsable de la conformité du véhicule aux lois et réglementations applicables, notamment à la Directive AIFM, aux réglementations relatives à la lutte contre le blanchiment des capitaux et à la législation fiscale. Il doit être à même de le confirmer au véhicule, aux administrateurs non exécutifs et aux investisseurs.
CG07
Le gestionnaire doit mettre en place des systèmes et processus adéquats afin d'assurer le suivi de la conformité et est tenu de se réunir régulièrement avec le véhicule, les administrateurs non exécutifs, les représentants des investisseurs et, si la question revêt un caractère particulièrement important, avec les investisseurs.
Ces systèmes doivent s'assurer de la conformité du véhicule aux lois et qu'il peut poursuivre ses activités sans risque de violation du droit applicable. Le gestionnaire doit également examiner la structure du véhicule et pouvoir montrer qu'elle a été optimisée sur le plan fiscal. Pendant les réunions, le gestionnaire est tenu d'apporter des informations récentes sur les modifications législatives pertinentes, notamment la législation fiscale, et d'indiquer dans quelle mesure elles sont susceptibles d'affecter le véhicule.
Code De Conduite Des Administrateurs Non Exécutifs Ou Du Représentant D'un Investisseur
CG08
Les administrateurs non exécutifs ou les représentants des investisseurs doivent s'assurer que le gestionnaire a établi des systèmes adéquats visant à contrôler la conformité aux lois et réglementations applicables.
Les administrateurs non exécutifs ou les représentants des investisseurs jouent un rôle dans le contrôle de la conformité, par exemple par la réception de rapports réguliers du gestionnaire et la tenue de réunions avec ce dernier. Dans certaines juridictions, la responsabilité des administrateurs non exécutifs peut être mise en cause par le simple fait de leur fonction. S'ils l'estiment nécessaire, ils doivent pouvoir obtenir des conseils juridiques auprès de conseillers externes, à la charge du véhicule. Si elle n'est pas disponible d'une autre façon, le véhicule doit également fournir une couverture d'assurance aux administrateurs non exécutifs.
Code De Conduite De L'investisseur
CG09
L'investisseur doit aider le gestionnaire à veiller à ce que le véhicule soit conforme à la législation et aux réglementations applicables.
Pour le compte du conseil du véhicule, le gestionnaire est le premier responsable, de la conformité à la législation et aux réglementations applicables. Il peut être demandé aux investisseurs de fournir promptement des informations légitimement requises par le gestionnaire (par exemple à des fins fiscales).
Tout investisseur doit toujours examiner scrupuleusement l'ensemble des informations fournies par le véhicule, le gestionnaire et les administrateurs non exécutifs. Ils doivent prendre bonne note de tout risque potentiel identifié et soumettre au gestionnaire ou aux administrateurs non exécutifs, chaque fois que cela s'avère nécessaire, toutes les questions qui se posent, notamment toutes préoccupations en matière de conformité ou d'incapacité à se conformer à la législation et aux réglementations.
Conformité Aux Termes Constitutifs
Code De Conduite Du Gestionnaire
CG10
Le gestionnaire doit mettre en place des systèmes et procédures visant à s'assurer du contrôle et du respect des termes constitutifs. Il doit confirmer au véhicule, aux administrateurs non exécutifs, aux représentants des investisseurs et aux investisseurs que le véhicule respecte ses termes constitutifs.
Les obligations contractuelles du gestionnaire doivent normalement intégrer l'obligation de s'assurer que le véhicule respecte ses termes constitutifs. Ces dernières sont généralement divulguées aux investisseurs et aux investisseurs potentiels par le biais d'un prospectus ou d'un mémorandum de placement contenant la stratégie d'investissement du véhicule et le business plan initial.
Pour pouvoir confirmer le respect des termes constitutifs, le gestionnaire se doit d'en avoir une parfaite connaissance. Les documents constitutifs du véhicule doivent également présenter les recours dont disposent notamment les investisseurs en cas d'infraction.
De plus, ils doivent contenir une politique d'investissement claire qui établit des restrictions bien définies et aborde la façon dont ces principes et meilleures pratiques doivent être appliqués dans les faits par les personnes impliquées dans le véhicule. Ils doivent être aussi complets et détaillés que possible créant ainsi des obligations contractuelles contraignantes auxquelles doivent se conformer le véhicule et ses investisseurs.
Dès le lancement du véhicule, le gestionnaire doit adopter les meilleures pratiques de gouvernance dans sa politique. Par la suite, le gestionnaire doit évaluer dans quelle mesure le véhicule se conforme à ces meilleures pratiques et doit communiquer à ce sujet dans le rapport annuel du véhicule ou ailleurs et expliquer les motifs de toute divergence aux regards des meilleures pratiques. Les investisseurs pourront alors se forger leur propre opinion quant à la gouvernance du véhicule.
CG11
Les termes constitutifs définissent le rôle de l'administrateur non exécutif, des représentants des investisseurs et des investisseurs dans le cadre des décisions concernant questions reserves.
Lors du lancement d'un véhicule, les investisseurs doivent convenir de certains paramètres clés inhérents à ce dernier. Toute modification ou violation desdits paramètres est une décision réservée aux investisseurs telle que:
- les termes constitutifs du véhicule;
- la stratégie d'investissement du véhicule;
- le timing du véhicule et les mécanismes de résiliation;
- les restrictions appliquées au véhicule en matière de dette;
- le mécanisme de liquidité du véhicule;
- la révocation ou le remplacement du gestionnaire; et
- la structure des honoraires du gestionnaire.
Quelques exemples de questions réservées aux administrateurs non exécutifs ou aux représentants des investisseurs:
- business plan annuel;
- résolution des conflits d'intérêt;
- remplacement de l'expert immobilier externe et modifications significatives de la méthodologie d’expertise;
- remplacement de l'auditeur externe ou modification des principes ou pratiques comptables susceptibles d'avoir un impact significatif sur le traitement comptable;
- questions soulevées par la fonction permanente de gestion du risque;
- nomination de conseillers externes représentant les investisseurs sur des questions spécifiques, par exemple celles relatives à l'identification et à la gestion du risque;
- modifications au niveau du personnel clé, notamment la nomination de remplaçants;
- toutes les circonstances impliquant un risque de mise en cause de la responsabilité de l'investisseur;
- les questions de confidentialité, si la nature de l'investissement et du marché apparenté est particulièrement sensible.
Le gestionnaire doit fournir aux investisseurs, aux administrateurs non exécutifs ou aux représentants des investisseurs des informations appropriées, notamment des avis professionnels, leur permettant de prendre leurs décisions quant à ces questions réservées. Lorsqu'une consultation préalable s'impose entre les administrateurs non exécutifs et les investisseurs, ces derniers s'attendent à ce que cette consultation, ainsi que le reporting qui en découle, aient lieu en temps opportune.
Dans la mesure où le nombre d'investisseurs d'un véhicule augmente, il est probable qu'un seuil inférieur soit plus approprié pour discuter des décisions clés.
Les véhicules ouverts qui bénéficient de mécanismes de liquidité permettant aux investisseurs de quitter le véhicule offrent moins de possibilités en termes d'influence ou de contrôle par les investisseurs que les véhicules fermés, qui peuvent très largement limiter la possibilité de sortie.
Si l'approbation du business plan annuel n'est pas une question réservée aux administrateurs non exécutifs ou aux représentants des investisseurs, la meilleure pratique veut que le gestionnaire présente le business plan annuel aux investisseurs et mettre en place un mécanisme leur permettant d'obtenir un feed-back. De cette façon, les investisseurs peuvent exprimer au gestionnaire leurs vues sur le business plan
CG12
Les termes constitutifs doivent définir le mode d'émission et de remboursement des parts dans un véhicule.
Le gestionnaire doit clairement définir le mode d'émission et de remboursement des parts.
Dans le cas des véhicules fermés, l'émission de parts se fait généralement par une ou plusieurs clôtures initialesou lusieurs investisseurs souscrivent simultanément, le remboursement ayant lieu à la fin de la durée de vie du véhicule.
Dans le cas des véhicules ouverts, les processus d'émission et de remboursement des parts sont périodiques. La périodicité peut être annuelle, trimestrielle, mensuelle, voire quotidienne.
La méthode d'expertise des parts doit être définie sans équivoque, notamment l'expertise et les principes comptables sous-jacents utilisés. Dans certaines juridictions et structures de véhicules, le mécanisme est défini par la législation ou les réglementations publiques.
CG13
Les extensions du véhicule offrent au gestionnaire l'opportunité de reexaminer la gouvernance avec les investisseurs.
Quand le gestionnaire soumet des propositions d'extension de vie du véhicule ou une brève période de liquidation afin de permettre la vente des biens immobiliers (autre qu'une extension fixe telle que précisée dans les termes constitutifs), il s'agit en réalité d'un nouveau véhicule, ce qui permet de revoir les termes constitutifs du véhicule.
Code De Conduite Des Administrateurs Non Exécutifs Ou Du Représentant D'un Investisseur
CG14
Les administrateurs non exécutifs ou les représentants des investisseurs doivent s'assurer que le gestionnaire a établi des systèmes adéquats de contrôle de la conformité au regard des termes constitutifs du véhicule.
Les administrateurs non exécutifs ou les représentants des investisseurs doivent contrôler la conformité en consultant les rapports reçus et en se réunissant régulièrement avec le gestionnaire. Ils doivent également pouvoir engager des experts (aux frais du véhicule) qui les assisteront dans les domaines juridiques ou techniques.
CG15
Dans les circonstances où il est mis fin au mandat du gestionnaire, les administrateurs non exécutifs ou les représentants des investisseurs doivent superviser le processus afin de garantir la stabilité durant la période de transition.
Les administrateurs non exécutifs (s'ils sont indépendants des investisseurs) sont présumés endosser un rôle de médiateur entre les investisseurs et les gestionnaires. Ils doivent également examiner, avec les investisseurs, les conséquences et les coûts liés au processus de remplacement du gestionnaire.
Code De Conduite De L'investisseur
CG16
Les investisseurs doivent comprendre pleinement les termes constitutifs du fonds avant d’investir. La signature d’un accord de souscription atteste de leur acceptation des termes constitutifs.
Pour qu'un investisseur comprenne pleinement l'investissement, les termes constitutifs doivent formuler la stratégie du véhicule, ainsi que son fonctionnement, la relation et les obligations entre les investisseurs et le véhicule (notamment les décisions des investisseurs, les réunions et les votes), ainsi que les de liquidité des investisseurs. Elles doivent également contenir des procédures de sortie en cas de liquidation. Les investisseurs sont tenus de respecter ces obligations. Les termes constitutifs doivent être clairs et explicites et indiquer la juridiction pertinente dans laquelle doivent se tenir les réunions au cours desquelles les décisions concernant les questions importantes réservées aux investisseurs sont prises.
Compétences, Vigilance, Diligence Et Intégrité
Code De Conduite Du Gestionnaire
CG17
Le gestionnaire doit appliquer un code d’éthique pour faire la preuve de son intégrité.
Le gestionnaire est tenu par un devoir de vigilance envers le véhicule qui l'a nommé et, par le biais de ce véhicule, envers les investisseurs. Les investisseurs qui décident d'investir se fondent généralement sur les résultats passés du gestionnaire, ainsi que sur sa qualité, son intégrité et sa réputation. Le gestionnaire doit pouvoir convaincre à la fois le véhicule et les investisseurs qu'il a exécuté son mandat avec le degré d'intégrité requis, et qu'il a agi de façon éthique dans ses relations avec le véhicule, les administrateurs non exécutifs, les représentants des investisseurs, les conseillers externes du véhicule et les investisseurs.
CG18
Le gestionnaire doit exercer le contrôle nécessaire sur son personnel, ses conseillers externes et ses fournisseurs de services tiers afin de s’assurer qu'il est à même d'agir dans le meilleur intérêt du véhicule et de ses investisseurs.
Le gestionnaire doit montrer aux investisseurs qu'il dispose des compétences requises pour assumer ses obligations de gestionnaire. Il peut, pour ce faire, recourir à des fournisseurs de services tiers.
Le gestionnaire doit employer du personnel, des conseillers externes et des fournisseurs de services tiers disposant du niveau et de la qualité d'expertise requis. Il doit également disposer des ressources nécessaires, notamment:
- un nombre adéquat de membres du personnel dûment formés et disposant du niveau d'expérience, de qualification et de compétence requis;
- disposer, dans chaque juridiction, de conseillers externes et de fournisseurs de services experts compétents disposant d'un système de contrôle adéquat et émettant régulièrement des rapports au gestionnaire sur l'efficacité de ce cadre de contrôle.
CG19
Le gestionnaire doit respecter les recommandations de l'INREV.
Pour montrer qu'il a agi et qu'il agit de façon diligente, tant lors de la création du véhicule que pendant la durée de vie de celui-ci, le gestionnaire doit pouvoir prouver aux investisseurs qu'il a mené la diligence nécessaire (dans la lignée du protocole de due diligence de l'INREV) au moment de la constitution du véhicule, mais aussi que le véhicule est légalement en mesure d'adopter sa stratégie, grâce à laquelle il pourra obtenir les rendements escomptés.
CG20
Le gestionnaire doit mettre en œuvre pour le véhicule une politique convenue d'identification et de gestion des risques et créer puis maintenir une fonction permanente de gestion du risque.
Le gestionnaire doit rapidement identifier les risques et les gérer en temps opportun et de manière appropriée. Le gestionnaire doit pouvoir prouver que les risques potentiels sont identifiés, suivis et gérés rapidement et avec diligence. Pour ce faire, il doit disposer de personnel, de conseillers externes et de fournisseurs de services compétents, disposant de l'expertise requise. Le gestionnaire doit également implémenter un système de contrôle interne adéquat et s'assurer que les investisseurs reçoivent régulièrement les informations relatives à l'efficacité de ce cadre de contrôle.
Code De Conduite Des Administrateurs Non Exécutifs
CG21
Les administrateurs non exécutifs doivent disposer du niveau de compétences et de formation adéquat, ils doivent avoir accès à des conseillers et fournisseurs de services externes et aux conseillers externes et fournisseurs de services du véhicule pour s'assurer que les intérêts des investisseurs sont protégés.
Les administrateurs non exécutifs doivent notamment avoir la possibilité de discuter, avec les experts immobiliers externes du véhicule, des questions liées aux expertises des biens immobiliers.
CG22
Les administrateurs non exécutifs doivent assurer le suivi du contrôle interne, de la gestion du risque et du reporting.
Les administrateurs non exécutifs doivent s’assurer que des systèmes fiables visant à assurer le suivi des activités du véhicule et des contrôles internes appropriés sont mis en place par le gestionnaire et permettent d’identifier et de gérer les risques en temps opportun et de façon appropriée. Ils doivent également s'assurer que le gestionnaire respecte ses obligations de reporting régulièrement et en temps voulu.
CG23
Les administrateurs non exécutifs doivent se réunir régulièrement avec le gestionnaire, les autres conseillers et fournisseurs de services externes et avec les investisseurs (si nécessaire, en l'absence du gestionnaire) lorsqu'ils estiment nécessaire d'aborder les problèmes spécifiques aux investisseurs.
Il peut également s'avérer nécessaire de demander l'avis d'un professionnel indépendant. Pour être libres d'agir en dehors de toute influence des véhicules ou des gestionnaires, les administrateurs non exécutifs doivent avoir la possibilité de discuter librement et ouvertement avec les investisseurs (en l'absence du gestionnaire) sur des questions particulièrement sensibles.
Code De Conduite De L'investisseur
CG24
Les investisseurs doivent employer du personnel ou disposer d'autres ressources qui possèdent l’expérience du marché, les compétences, l’expertise et les connaissances requises.
Les investisseurs doivent s'assurer qu'eux-mêmes et leurs représentants disposent de la formation appropriée et qu'ils sont à jour des dernières évolutions leur permettant d’être en position de demander au véhicule ou au gestionnaire, des informations adéquates pour comprendre les performances et l'évolution du véhicule. Lorsque il est demande aux investisseurs de consentir aux propositions du gestionnaire, ils doivent le faire avec diligence et répondre correctement et en temps opportun.
Les termes constitutifs du véhicule doivent contenir des dispositions qui traitent des circonstances dans lesquelles les investisseurs ne respectent pas les obligations qui leur incombent à l'égard du véhicule.
CG25
Les investisseurs doivent se montrer diligents dans l'expertise et le suivi de l'identification des risques et de leur gestion.
Avant d'investir, les investisseurs doivent obtenir auprès du gestionnaire les informations qu'ils estiment nécessaires pour s'assurer que la stratégie du véhicule est appropriée, que les risques sont conformes aux retours attendus et que le gestionnaire dispose de l'expérience et des ressources (humaines, financières et informations) requises pour pouvoir atteindre les rendements escomptés. L'INREV a publié un questionnaire recommandé pour l'expertise de l'investissement dans le but d'aider les investisseurs dans le cadre de leur due diligence.
CG26
Les investisseurs doivent examiner régulièrement la performance des administrateurs non exécutifs et ratifier périodiquement, annuellement, le renouvellement de leur mandate.
Responsabilités
Code De Conduite Du Gestionnaire
CG27
Le gestionnaire doit prouver dans quelle mesure il est responsable envers les investisseurs.
Le gestionnaire est responsable à l'égard du véhicule et des investisseurs dans leur ensemble.
Les investisseurs s'appuieront sur le gestionnaire pour s'assurer que les objectifs fixés initialement et les plans d'investissement sont réalisés et que le véhicule fonctionne dans le respect de ses termes constitutifs, de la législation et des réglementations applicables.
Le gestionnaire peut démontrer cette responsabilité en se conformant aux principes de gouvernance de l'INREV.
CG28
Le gestionnaire doit être rémunéré par le véhicule, sauf s'il s'est montré négligent.
Le gestionnaire doit être prêt à accepter un certain niveau de responsabilité pour ses actes, mais il peut généralement s'attendre à être indemnisé par le véhicule pour les pertes qui ne sont pas la conséquence d'une négligence ou d'une infraction de sa part.
CG29
Le gestionnaire doit pouvoir être révoqué avec ou sans motif.
La capacité des investisseurs à résilier le contrat du gestionnaire, avec ou sans motif, indique dans quelle mesure le gestionnaire est tenu de rendre des comptes. Le mécanisme de révocation sans faute par résolution spéciale pris par les investisseurs est celui qui implique le plus grand niveau de responsabilité. Une compensation raisonnable peut être versée au gestionnaire, selon les circonstances de la révocation.
Les investisseurs attendent d’être protégés dans les circonstances ou contre les performances du gestionnaire seraient sous la norme (qu'elles soient mesurées de manière quantitative ou qualitative). Dans ces cas, il peut être indiqué d'établir, entre le gestionnaire et les investisseurs (par l'intermédiaire des administrateurs non exécutifs ou des représentants des investisseurs), un processus de dialogue assorti d'un calendrier dans le but de remédier à cette performance insuffisante. Si le gestionnaire ne respecte pas le plan ainsi convenu, les investisseurs sont alors en droit d'envisager la suspension de la période d'investissement, voire de révoquer le gestionnaire après l'adoption d'une résolution spéciale.
Code De Conduite Des Administrateurs Non Exécutifs Ou Du Représentant D'un Investisseur
CG30
Les administrateurs non exécutifs et les représentants des investisseurs doivent rendre des comptes aux investisseurs.
Dans le cadre de leur rôle de suivi de la performance et de la conformité du véhicule, les administrateurs non exécutifs et les représentants des investisseurs doivent rendre des comptes aux investisseurs. Cette responsabilité peut être assumée via la participation au conseil non exécutif ou au comité consultatif. Elle ne peut toutefois être associée à la responsabilité à l'égard des autres investisseurs, si ce n'est en cas de faute délibérée ou de mauvaise foi de l'administrateur non exécutif ou du représentant des investisseurs.
Code De Conduite De L'investisseur
CG31
Les investisseurs doivent s'assurer que le gestionnaire et, le cas échéant, les administrateurs non exécutifs, sont tenus responsables de la performance du véhicule.
Les investisseurs rendent des comptes à leurs propres organes pertinents, mais pas au véhicule, aux administrateurs non exécutifs ou au gestionnaire. Ils sont toutefois responsable de faire en sorte que le gestionnaire et les administrateurs non exécutifs rendent des comptes. Ils sont par exemple supposés participer à des réunions d'investisseurs appropriées et examiner soigneusement et avec diligence l'ensemble des informations et des rapports fournis par les administrateurs non exécutifs, le gestionnaire et les conseillers externes. Eux-mêmes sont supposés se conduire d'une façon qui ne permet pas de les critiquer au motif d'un comportement non éthique.
Transparence
Code De Conduite Du Gestionnaire
CG32
En temps voulu, le gestionnaire doit mettre à la disposition du véhicule, des administrateurs non exécutifs, des représentants des investisseurs et des investisseurs, l'ensemble des informations et des rapports pertinents.
Pendant la durée de vie d'un véhicule, le gestionnaire fournit des informations (notamment des rapports) pertinentes pour le véhicule. Ces informations permettront aux investisseurs de mieux appréhender la performance du véhicule, la conformité de ce dernier à sa stratégie et de s'assurer qu'il atteint les objectifs définis dans le cadre du business plan.
Les investisseurs et administrateurs non exécutifs doivent par exemple être en mesure:
- d'évaluer la performance du véhicule au regard d'objectifs déterminés, par exemple des indices de référence relatifs;
- de comprendre l'évolution au regard du business plan et des prévisions;
- de comprendre les risques liés à un véhicule et la façon dont ils sont gérés;
- de s'assurer de la conformité avec les termes constitutifs du véhicule, la législation et les réglementations applicables, sans imposer aux investisseurs une obligation de contrôle de la conformité);
- de comprendre l'ampleur et la nature des investissements et des cessions ainsi que le financement conséquent des transactions;
- de comprendre les honoraires payables au gestionnaire et les frais du véhicule facturés directement.
Le gestionnaire doit répondre en temps voulu et de manière transparente à toute question et demande raisonnable soulevée par les administrateurs non exécutifs, les représentants des investisseurs et les investisseurs. Les événements importants, comme par exemple un changement au niveau du personnel clé, doit être signalé immédiatement aux investisseurs.
CG33
Le gestionnaire doit tenir compte des Directives de l’ INREV lors des évaluations des biens immobiliers.
Pendant la durée de vie du véhicule, le gestionnaire fournira des évaluations des biens immobiliers aux investisseurs, aux représentants des investisseurs et aux administrateurs non exécutifs. Les investisseurs sont en droit d'attendre que les évaluateurs de biens immobiliers soient indépendants. Pour s'assurer que les évaluations sont correctement suivies et que les intérêts des investisseurs sont protégés, la rotation des évaluateurs externes au terme de leur mandat est encouragée et les honoraires payés aux évaluateurs externes doivent être structurés de manière à ne pas compromettre l'indépendance des évaluations.
Le gestionnaire doit faire rapport aux investisseurs du degré de conformité au regard des principes de gouvernance et les directives de l’INREV, en précisant notamment le motif du non-respect des meilleures pratiques et la raison d'une telle situation.
CG34
Les termes constitutifs d'un véhicule doivent définir l'utilisation de lettres bilatérales qui doivent être divulguées à tous les investisseurs.
Nous reconnaissons que dans certaines circonstances, divers investisseurs concluront des accords différents avec un véhicule. Par exemple, les grands investisseurs peuvent bénéficier d'une remise sur les honoraires payables au gestionnaire. Le gestionnaire doit exposer la façon dont les lettres bilatérales et autres accords individuels similaires seront traités. Le gestionnaire doit divulguer les terms de ces lettres bilatérales, tout en admettant que certains investisseurs puissent souhaiter demeurer anonymes.
CG35
Terms spécifiques à la Directive AIFM: Si le FIA est géré de manière externe, le gestionnaire est responsable de la conformité aux terms de transparence énoncées par la Directive AIFM.
Code De Conduite Des Administrateurs Non Exécutifs Ou Du Représentant D'un Investisseur
CG36
Les administrateurs non exécutifs ou représentants des investisseurs doivent s'assurer que les procédures sont en place pour que les investisseurs reçoivent l’ensemble des informations préparées par le gestionnaire.
Pendant la durée de vie du véhicule, le gestionnaire est obligé de s'assurer que toutes les informations et rapports pertinents sont mis à la disposition des investisseurs, des représentants des investisseurs et des administrateurs non exécutifs en temps voulu, correctement et de manière détaillée, de sorte qu'ils puissent s'informer des questions de stratégie, de réalisation des objectifs, de l'état d'avancement et des performances du véhicule. Les administrateurs non exécutifs et représentants des investisseurs doivent s'assurer que le gestionnaire respecte ces obligations.
Code De Conduite De L'investisseur
CG37
Les investisseurs doivent faire connaitre au gestionnaire leurs exigences précises en matière d'informations et faire savoir si elles sont satisfaites par le véhicule.
Cette démarche doit contribuer à s'assurer que le reporting du véhicule est géré aussi efficacement que possible.
Agir Dans L’intérêt Des Investisseurs, Notamment Alignement Des Intérêts Et Des Conflits D'intérêts
Code De Conduite Du Gestionnaire
CG38
Le gestionnaire doit utiliser les structures du véhicule pour démontrer que ses intérêts sont réellement alignés sur ceux des investisseurs.
Le véhicule est constitué dans le but d'apporter une performance d'investissement aux investisseurs. Le gestionnaire doit agir dans les intérêts des investisseurs. Dans la mesure du possible, la création au sein du véhicule de structures destinées à assurer l'alignement des intérêts du gestionnaire et ceux des investisseurs peut permettre d'atteindre un tel objectif. Le gestionnaire peut réaliser l'alignement des intérêts en investissant lui-même un montant significatif dans le véhicule.
L'INREV admet que le co-investissement par le gestionnaire peut s'avérer inapproprié dans certaines circonstances. L'alignement des intérêts peut toutefois aussi se faire par la structure de frais, notamment le paiement des honoraires de performance au gestionnaire en fonction des performances du véhicule. Cette structure peut toutefois s'avérer insuffisante pour aligner totalement les risques de baisse du prix. La structure des honoraires de performance doit être de nature à inciter le gestionnaire à respecter le profil de risque du véhicule et doit refléter la valeur ajoutée que le gestionnaire est supposé apporter. L’élément de rémunération du gestionnaire lié à la performance est, par exemple, moins important dans le cas d’un véhicule « core » que dans le cas d’un véhicule « opportuniste ».
Des politiques de rémunération doivent être mises en place au profit des employés du gestionnaire dont les activités ont une incidence importante sur la stratégie d’investissement ou sur le profil de risque du véhicule dont ils assurent la gestion. Les politique de rémunération doivent favoriser une gestion du risque saine et efficace et déconseiller une prise de risque ne correspondant pas au profil de risque du véhicule.
CG39
Les termes constitutifs doivent définir les dispositions qu'il convient d'appliquer lorsque du personnel clé quitte le gestionnaire.
Si certains employés du gestionnaire sont identifiés dans la documentation comme personne ou membre du personnel, il n'est pas rare que les termes constitutifs contiennent des dispositions spécifiques relatives au départ de ces membres du personnel. Ces dispositions peuvent aller jusqu'à interdire au gestionnaire de faire de nouveaux investissement, voire le destituer de ses mandats.
CG40
Le gestionnaire et le véhicule doivent implémenter un protocole écrit détaillant le traitement des conflits d'intérêt au sein du véhicule.
Les conflits d'intérêt entre le gestionnaire et le véhicule peuvent voir le jour dans certaines circonstances, par exemple lorsque:
- le gestionnaire (ou un autre véhicule contrôlé par le gestionnaire, ou une partie apparentée au gestionnaire) est en concurrence avec le véhicule dans le cadre de l'acquisition d'actifs;
- le gestionnaire (ou un autre véhicule contrôlé par le gestionnaire, ou une partie apparentée au gestionnaire) achète ou vend des actifs au véhicule;
- des modifications de la structure des honoraires ou autres accords entre le gestionnaire et le véhicule sont proposées;
- le gestionnaire cherche à vendre sa participation dans le véhicule;
- les investisseurs sont en conflit à propos d'une décision qu'ils doivent adopter.
Des conflits d'intérêt peuvent également naître dans le cadre des relations avec des tiers fournisseurs de services. L'évaluateur externe, par exemple, peut faire une offre dans le but de fournir des services immobiliers supplémentaires au véhicule. Ces services peuvent toutefois compromettre l'indépendance des évaluations.
Lorsque des conflits d'intérêts potentiels voient le jour, le gestionnaire doit les signaler immédiatement au véhicule et aux administrateurs non exécutifs ou aux représentants des investisseurs et il doit lancer la procédure prévue dans ce cas. Le gestionnaire doit à tout moment s'assurer que les négociations menées dans le cadre des transactions avec des parties apparentés sont conformes aux terms du marché. Par exemple, si le gestionnaire (ou un autre véhicule géré par le gestionnaire) souhaite concurrencer le véhicule dans l'acquisition d'actifs, le gestionnaire est tenu d'en informer le véhicule et de lui remettre une politique destinée à garantir un traitement équitable de tous ses clients.
CG41
Le véhicule doit déterminer la façon dont les investisseurs seront traités en cas de nouvelles émissions, de remboursements et de cessions de parts dans le véhicule.
Des conflits d'intérêts peuvent voir le jour quand les investisseurs modifient leur participation dans un véhicule. Le gestionnaire doit s'assurer que les règles régissant les nouvelles émissions, les remboursements et les cessions sont clairement définies et de façon totalement transparente pour tous les investisseurs. Ces règles doivent se conformer aux instructions contenues dans les INREV Liquidity Directives et leur application doit se montrer équitable et cohérente. Des conflits d'intérêt peuvent également voir le jour au niveau du gestionnaire, à la jonction entre son rôle de fournisseur de services de cessions secondaires entre investisseurs et son rôle éventuel de collecteur de nouveaux capitaux. Initialement, le gestionnaire doit clairement définir le rôle qu'il joue dans les cessions secondaires, notamment les frais facturés ou l'interaction avec des plateformes de trading ou des agents de placement tiers.
Code De Conduite Des Administrateurs Non Exécutifs Ou Du Représentant D'un Investisseur
CG42
Pendant la durée de vie du véhicule, les administrateurs non exécutifs ou les représentants des investisseurs doivent s'assurer que le gestionnaire démontre l'alignement de ses intérêts et de ceux des investisseurs.
CG43
Les administrateurs non exécutifs doivent s'assurer que le gestionnaire dispose d'un protocole écrit régissant la gestion des conflits d'intérêts.
Si des conflits sont identifiés, les administrateurs non exécutifs doivent s'assurer que le gestionnaire implémente la procédure convenue. Si le gestionnaire se trouve dans une situation de conflit d'intérêts, ils peuvent être amenés à prendre des décisions au nom du véhicule. Les administrateurs non exécutifs qui ne sont pas convaincus qu'un conflit a été équitablement et correctement résolu, doivent en informer les investisseurs. Ils doivent s'impliquer activement dans le suivi des transactions conclues entre le gestionnaire et le véhicule, par exemple les modifications de la structure des honoraires. Ils doivent par ailleurs s'assurer que les terms de ces transactions sont conformes aux terms du marché et qu'elles sont communiquées aux investisseurs.
Code De Conduite De L'investisseur
CG44
Le véhicule doit être géré dans l'intérêt des investisseurs et de manière à générer les rendements escomptés.
Les investisseurs qui estiment que le véhicule n'est pas géré au mieux de leurs intérêts sont tenus d'en informer le véhicule et les administrateurs non exécutifs.
CG45
Les investisseurs doivent divulguer les conflits d'intérêts aux autres participants au véhicule et agir de façon appropriée.
Des conflits d'intérêts peuvent voir le jour dans diverses circonstances entre un investisseur et le véhicule. Par exemple, lorsqu'un investisseur est en concurrence avec le véhicule dans le cadre de l'acquisition d'actifs ou lorsqu'un investisseur achète ou vend des actifs au véhicule. Les investisseurs doivent faire preuve d'intégrité et communiquer, correctement et en temps voulu, les informations appropriées au véhicule, au gestionnaire et autres investisseurs concernés. Par exemple, lorsqu'un investisseur est en concurrence avec le véhicule ou qu'il achète ou vend un actif au véhicule, l'investisseur doit normalement éviter les discussions concernées au sein du véhicule ou s'abstenir de recevoir toute information. Dans ces cas, un investisseur peut être tenu de construire une « muraille de Chine » afin que les différentes personnes et équipes de personnes puissent travailler pour les différentes parties.
Confidentialité
Code De Conduite Du Gestionnaire
CG46
Les termes constitutifs doivent définir les obligations de confidentialité assumées par le véhicule et ses investisseurs.
Le gestionnaire aura connaissance des informations relatives au véhicule, certaines d'entre-elles pouvant tomber dans le domaine public et certaines pouvant être divulguées dans un souci de transparence.
Les informations sensibles pour le véhicule, d'un point de vue commercial, doivent toutefois être traitées comme des informations confidentielles et ne peuvent être divulguées largement. Les termes constitutifs peuvent contenir des engagements de confidentialité, de sorte que le véhicule transfère à ses investisseurs l'obligation de garder certaines informations confidentielles et de s'abstenir de les utiliser.
L'obligation de confidentialité doit être contrebalancée par la nécessité de garantir la transparence ; en cas de conflit, le besoin de transparence prévaut. Les termes constitutifs doivent définir les droits octroyés aux non-investisseurs, tels que les investisseurs potentiels et leurs conseillers, de recevoir des informations en l'absence de contrat de confidentialité.
Les dispositions en matière de confidentialité ne doivent pas empêcher les investisseurs d'exercer leurs droits en vertu des documents constitutifs, par exemple lors de l'engagement de conseillers tiers.
Code De Conduite Des Administrateurs Non Exécutifs Ou Du Représentant D'un Investisseur
CG47
Les administrateurs non exécutifs et les représentants des investisseurs doivent respecter les dispositions de confidentialité contenues dans les documents constitutifs.
Les administrateurs non exécutifs ou les représentants des investisseurs peuvent avoir connaissance d'informations confidentielles concernant le véhicule et qui ne sont ni du domaine public, ni connues des investisseurs. Les administrateurs non exécutifs ou les représentants des investisseurs qui ont reçu des informations relatives au véhicule, sensibles sur le plan commercial, sont tenus de respecter les dispositions en matière de confidentialité contenues dans ses termes constitutifs. Le cas échéant, les administrateurs non exécutifs doivent aider le gestionnaire à divulguer les informations aux investisseurs.
Code De Conduite De L'investisseur
CG48
Les investisseurs doivent respecter les dispositions de confidentialité, plus particulièrement lorsqu'ils tentent de se défaire de leur investissement. Ils ne peuvent pas utiliser des informations confidentielles dans leur propre intérêt.
Les investisseurs peuvent détenir des informations ne relevant pas du domaine public et commercialement sensibles, qui leur ont été communiquées par le véhicule ou par le gestionnaire. Les investisseurs qui ont l'intention de divulguer des informations éventuellement confidentielles à des tiers investisseurs potentiels sont tenus d'obtenir, de ces tiers, des engagements de confidentialité satisfaisants à l'égard du véhicule et dans l'intérêt de celui-ci. Les investisseurs peuvent également impliquer le gestionnaire dans des discussions avec ces parties et lui demander de fournir aux acheteurs potentiels les informations raisonnablement requises.
Recommandations Supplémentaires Concernant Les Club Deals Et Les Joint Ventures
CG49
Contrôle des investissements
Les investisseurs qui prennent part à des club deals et à des joint ventures cherchent généralement à accroître leur contrôle sur la stratégie et les activités du véhicule, afin de définir des stratégies axées sur l'investissement et de contrôler la destinée de leur investissement. Dans une telle situation, les investisseurs ont, dès lors, tendance à vouloir être plus largement impliqués dans le processus décisionnel du véhicule que dans le cas d'un véhicule multi-investisseur. Outre les thèmes abordés au point CG2.1. des Directives, normalement réservés aux investisseurs, ces derniers sont enclins à vouloir contrôler les autres thèmes visés au point CG.2.1, qui peuvent être réservés aux administrateurs non exécutifs. Les investisseurs ont notamment tendance à vouloir contrôler le calendrier des acquisitions et des ventes d'actifs immobiliers individuels pour que leur investissement se comporte plus comme un investissement immobilier direct. Toutefois, en vertu de la Directive AIFM, les activités d'investissement doivent être menées par le gestionnaire et les investisseurs doivent s'assurer que leur désir de contrôler les investissements n'entre pas en conflit avec les exigences de cette Directive.
CG50
Administrateurs non exécutifs
Lorsqu'un petit nombre d'investisseurs est activement impliqué dans la gestion d'un véhicule, il est légitime de penser que ceux qui participent à des club deals et à des joint ventures disposent des ressources humaines nécessaires pour s'engager pleinement dans les activités du véhicule, sans que cela ne génère des inefficacités en termes de gestion, telles que le retard dans la ratification des décisions. Dans ce cas, le rôle de l'administrateur non exécutif peut s'avérer non pertinent.
CG51
Rôle du gestionnaire et honoraires
Dans les club deals et les joint ventures, le rôle du gestionnaire peut être celui d'un gestionnaire d'actifs, qui fournit les actifs et gère les activités quotidiennes opérationnelles et de leasing du portefeuille de biens immobiliers. Dans la mesure où les besoins de gestion du véhicule sont moins importants, par opposition à la gestion des actifs, les honoraires peuvent être inférieurs à ceux d'un véhicule multi-investisseurs. Qui plus est, il convient de se demander s'il est indiqué d'accorder des honoraires de performance au gestionnaire, puisqu'il ne contrôle pas entièrement la stratégie d'investissement si les accords conclus par le véhicule requièrent l'approbation de décisions individuelles par les investisseurs.
Recommandations Supplémentaires Pour Les Véhicules Ouverts Et Fermés
CG52
Dans cette section, nous examinerons les différences d'application des principes de gouvernance entre les véhicules ouverts et fermés. Dans la pratique, il n'existe pas de distinction clairement établie entre ces deux catégories, puisque les véhicules peuvent présenter des caractéristiques de l'un comme de l'autre. Nous exposerons toutefois la façon dont la gouvernance d'un véhicule totalement ouvert peut différer de celle d'un véhicule totalement fermé.
Mécanisme de liquidité pour les investisseurs
Les véhicules fermés ont généralement une durée de vie déterminée. Leurs investisseurs investissent généralement au début de la vie du véhicule pour revendre leur investissement à la fin de sa durée de vie, lorsque le véhicule vend ses actifs et qu'il est liquidé. Les investisseurs peuvent être autorisés à vendre leur investissement sur le marché secondaire, mais habituellement, il n'est pas prévu qu'ils le fassent.
En revanche, les véhicules ouverts ont habituellement une durée de vie indéfinie et prévoient des mécanismes de souscription pour de nouveaux investisseurs et de liquidation de leur position pour les investisseurs existants. Par conséquent, les termes constitutifs qui régissent la souscription, l'expertise et le remboursement des parts du véhicule doivent être clairement définies pour tous les investisseurs et investisseurs potentiels, à l'instar de la liquidité prévisionnelle pour les investisseurs. Ces terms sont généralement plus développées dans les véhicules ouverts que dans les véhicules fermés.
Instructions d'évaluation
Étant donné l'importance du mécanisme de souscription et de remboursement des parts dans un véhicule ouvert, il convient d'être particulièrement attentif aux principes d'expertise et aux principes comptables appliqués. Ces principes doivent être clairement définis dans les termes constitutifs et ils doivent être communiqués à tous les investisseurs potentiels, comme par exemple la fréquence des évaluations. Le véhicule doit également respecter la méthodologie de l'INREV pour calculer et communiquer la NAV de l'INREV. Les termes constitutifs doivent expliquer en quoi le prix de la souscription (prix d'achat) et du remboursement (prix de vente) des parts est lié à la NAV de l'INREV.
Contrôle ou influence sur le processus décisionnel
Les termes constitutifs exposeront le niveau de contrôle ou d'influence délégué aux administrateurs non exécutifs et aux investisseurs dans le cadre de la gestion d'un véhicule. Dans les véhicules fermés, envers lesquels les investisseurs s'engageront probablement pour toute la durée de vie, les investisseurs peuvent être tentés de prendre le contrôle sur ou d'influencer certaines décisions, telles que définies au point CG2.1 des Directives. Le niveau de contrôle ou d'influence accordé aux investisseurs peut être moindre dans les véhicules ouverts, en partant toutefois de l'hypothèse que les investisseurs doivent pouvoir quitter le véhicule si sa stratégie d'investissement ne correspond plus à leurs objectifs d'investissement. Dans la mesure où la liquidité des véhicules ouverts ne peut être garantie, la bonne gouvernance consiste également à accorder aux investisseurs clés des droits dans des véhicules ouverts.
Clauses de révocation sans faute
L'intégration dans les termes constitutifs d'une clause prévoyant la révocation sans faute du gestionnaire donne une indication de l'obligation de rendre des comptes imposée au gestionnaire. Les clauses de révocation sans faute sont moins fréquentes dans les véhicules ouverts que dans les véhicules fermés, puisque les investisseurs qui ne souhaitent plus que le gestionnaire gère le véhicule et qui voteraient en faveur de sa révocation si ce mécanisme existait, peuvent quitter le véhicule via le remboursement de leurs parts. Dans la mesure où la liquidité des véhicules ouverts n'est pas garantie, l'intégration de dispositions de révocation sans faute dans les véhicules ouverts constitue une mesure de bonne gouvernance.
Co-investissement par le gestionnaire
Le fait que le gestionnaire détienne un co-investissement significatif dans le véhicule à titre d'incitant au résultat constitue une indication du niveau d'alignement des intérêts avec les investisseurs. Le co-investissement par le gestionnaire revêt habituellement une moindre importance pour les investisseurs d'un véhicule ouvert que d'un véhicule fermé, puisque les investisseurs éventuellement préoccupés par l'engagement du gestionnaire dans la gestion du véhicule disposent d'un mécanisme de sortie.
Terms des honoraires de performance
La structure des honoraires de performance destinés à inciter le gestionnaire à agir dans l'intérêt des investisseurs constitue une autre indication de l'alignement avec les intérêts des investisseurs. Cette structure doit être conçue de manière à convenir au profil de risque du véhicule. Les véhicules ouverts sont généralement « core » et non pas « opportunistes ». Par conséquent, on peut s'attendre à ce que l'équilibre des honoraires versés au gestionnaire soit plus pondéré au regard des honoraires de base que ce n'est le cas pour un véhicule fermé. De plus, le mécanisme de prix d'achat/vente doit tenir compte de tous les honoraires de performance acquis mais non payés.
Outils et exemples
? Q&A
Compliance of AIFM
CG-Q01
To what extent should the Board of an AIF monitor the activities and level of compliance of its appointed AIFM?
This scenario may typically occur where an AIF within the scope of the AIFMD appoints an external AIFM as its manager. In this case there are a number of important activities which the Board of the AIF delegates to the manager, but which it must monitor in order to ensure that the AIFM is performing such tasks reasonably and in compliance with legal and regulatory requirements.
Important tasks delegated to the AIFM must include portfolio management and risk management, and will often also include administration and marketing. The AIFM may also, for example, provide support to the Board of the AIF in the performance of its duties. In addition, the AIFM commonly identifies and manages key service provider relationships on behalf of the AIF, such as depositories and auditors, and under the AIFMD has a responsibility to manage the valuation of the AIF’s assets and liabilities on behalf of the AIF to which it has been appointed. Clearly, the Board of the AIF has to be comfortable with the competencies and performance of the AIFM and will normally perform a degree of due diligence on the AIFM pursuant to this goal.
There are two key elements to this due diligence role:
- Initial due diligence
- Ongoing due diligence
Both initial and ongoing due diligence should be documented.
Initial due diligence
Before appointing an AIFM, the Board of the AIF should perform initial due diligence. The initial due diligence should, among other things, assess the ability of the proposed AIFM to perform the tasks to be delegated to it, and its ability to comply with the requirements of the AIFMD.
One of the key indicators for the Board of the AIF will be authorisation and supervision by the relevant supervisory authorities. Other typical factors which the Board of the AIF may consider may include:
- Scope of activities and experience of the AIFM;
- Knowledge, skills, experience and reputation of the Board, senior management and key staff, including the portfolio manager and risk manager;
- Organisation of the AIFM, including human and technical infrastructure, and the control arrangements of the risk management, compliance and internal audit functions;
- Delegation arrangements, and ability of the AIFM to perform adequate due diligence and ongoing monitoring;
- The identity and nature of the shareholders of the AIFM;
- Values statement or code of conduct, and how they are implemented in practice;
- Segregation of risk and portfolio management functions;
- Independence of the internal/external valuer.
From a practical perspective, the AIFM could provide the Board of the AIF with part or all of its application for authorisation to the supervisory authorities, and/or its handbook describing its organisational structure, policies and procedures, to assist the Board of the AIF in its assessment of the ability of the AIFM to comply with the requirements of the AIFMD.
Ongoing due diligence
The Board of the AIF should perform ongoing due diligence to assess whether the AIFM continues to have the ability to perform the tasks which have been delegated to it and to comply with AIFMD requirements. From an ongoing compliance perspective, the AIFM should provide the Board of the AIF with one or more reports covering:
- Risk management, including, among other items, KPIs on compliance with the risk limits and the risk profile of the AIF as disclosed to investors;
- Compliance with the regulatory requirements, including in particular KPIs on the compliance of the AIF;
- Internal audit reports, providing, among other items, an evaluation on whether risk management, control, and governance systems are functioning as intended.
Typically, each of these reports would be AIF-specific. In each case, the report should also cover remedial action to correct any deficiencies identified in the current or previous reports. The Board of the AIF should receive these reports at a frequency which is appropriate to the activities of the AIF, and at least annually.
In addition, when the AIF is appointing key service providers such as auditors and depositories, or providing representations to them, and when approving reports and accounts of the AIF, they are relying on the output of many of the key functions of the AIFM. Such reliance may be formally constituted in the form of reports and representations from the AIFM to the AIF.
Confidentiality
CG-Q02
How is confidentiality treated according to the INREV Corporate Governance Guidelines and how do you deal with the conflict between protecting sensitive information about your investors and being fully transparent?
The INREV industry standards are touching upon confidentiality in different areas:
- The Corporate Governance Module: principle number 7 refers to confidentiality and principle number 5 to transparency.
- The INREV Due Diligence Questionnaires (DDQs) touch on confidentiality in the assessment process.
- INREV provides a standard non-disclosure agreement (NDA) with the purpose to replace the wide variety of NDAs currently being used in the industry.
Looking at these three sources, the question needs to be raised as to the position the INREV standards represent in order to solve the dilemma between confidentiality and transparency in non-listed real estate investment vehicles.
The Corporate Governance Module is built upon seven principles. Principle 5 refers to Transparency and promotes free information flow between all involved parties in an investment vehicle in order to enable investors to understand the performance of the vehicle and its compliance with the vehicle strategy. The best practices in the module go as far as to disclose the terms of individual side letter agreements to all investors to create full transparency among all investors.
Principle 7 refers to Confidentiality and mainly addresses the confidential treatment of commercially sensitive information. This information should be kept confidential and not to be made publically available.
Obviously these two principles partially contradict each other. The Corporate Governance Module solves this conflict by stating that the two positions always need to be balanced out by each other and that in case of a conflict the requirement for transparency should always prevail.
Besides this clear prioritisation INREV however recognises the need for confidentiality agreements in certain circumstances and therefore provides a standard non-disclosure agreement. Increased standardisation by using a template will lead to better balance between confidentiality and transparency.
The INREV DDQs are asking to disclose any confidentiality restrictions of the manager regarding disclosure of information about potential client due diligence towards current investors in the vehicle.
The most practical description of how the principles should be interpreted might be found in the best practices described in the Corporate Governance Assessment tool. Good governance is presented by binding all investors under the same confidentiality clause and to additionally disclose this clause in a very clear manner to ensure all investors know of the conditions under which investors subscribe in the vehicle. It is important that the terms are disclosed in the vehicle marketing documents so that investors are informed by the time they make their final investment decisions. Unequal treatment of confidentiality agreements is seen as merely acceptable and having no confidentiality agreements at all as only acceptable in exceptional circumstances.
With regards to the manager it is best practice to have confidentiality restrictions with third parties in place, which are set out in the constitutional terms. The terms should enable potential investors to receive information without the need of entering into confidentiality agreements beforehand. A governance framework which doesn’t respect the latter is only acceptable if the manager has exceptional reasons for that. Having no restrictions regarding confidentiality in place is also rated only as acceptable corporate governance.
Summary
Under the Corporate Governance Guidelines, the leading principle is that information regarding vehicles and investors’ (clients’) interests in vehicles which is not publicly available should always be treated confidentially.
However, the need to maintain confidentiality will conflict from time to time with the need of transparency; if there is a conflict, the need for transparency should prevail. In practice, this may work as follows:
- There should be free flow of information between existing investors and the fund. The fund documentation should prescribe a mutually binding confidentiality undertaking.
- If there is a business need to provide information outside of the investor group – for example, to a potential new investor looking to buy a secondary position – then the manager should be able to refer to the fund’s documentation, which should state clearly under which conditions and circumstances such information should be provided.
- The condition could be to ensure that the investor would be qualified for admission to the investment vehicle (e.g. minimum net worth tests, tax position et cetera).
- The manager should then provide confidential information provided that the outside party has signed an appropriate NDA.
Corporate Governance Assessment - Why, Who, When?
Why?
CG-Q03
What are the advantages of the Corporate Governance Assessment?
The tool provides a practical way to measure the strength of a vehicle’s governance regime, by quantifying the level of compliance with the INREV Corporate Governance Guidelines. Compliance levels for different vehicles can be compared in a consistent way, and in future this can be set against the market as a whole – once a critical mass of funds have used the tool and agreed that their results can be aggregated for comparison purposes. It will also be possible to link a fund’s level of governance with other relevant INREV data, for example on the fund’s compliance with other Guidelines, or with its investment performance.
Who?
CG-Q04
Why should a fund manager use the tool?
Managers can show the vehicle’s compliance with industry guidelines to existing and new investors. It forms a base reference for further improving the vehicle terms and reporting of vehicle.
Why should an investor use the tool?
Investors will be able to use the assessments during their due diligence process to facilitate a dialogue with managers about corporate governance and reporting issues. The results will help to compare the governance of existing and potential investments in vehicles.
When?
CG-Q05
In which phases of the life cycle of a vehicle should the assessment be used?
The tool is intended to be used right through the vehicle’s life cycle, but especially during the set-up phase and at times when new investors can enter. It will help managers to provide a statement of compliance that can be used in the vehicle’s annual corporate governance report to investors, allowing them to show the vehicle’s level of compliance with industry guidelines. It provides a base reference point for improving the vehicle terms and its reporting framework.
How often?
CG-Q06
How often should the assessment be updated?
The Corporate Governance Assessment should be updated on an annual basis. If there is a significant restructuring of the vehicle, amendments in the side letters, or changes in the fund documents the assessment should be updated immediately.
How long does it take?
CG-Q07
How long does it take to fill in the questionnaires?
The time you need to fill in the questionnaire depends on your familiarity with the vehicle documents. Being properly prepared, the questions can be answered easily and additional information can be added easily by using the tool’s comment function. Going through the Corporate Governance Questionnaire is expected to take 15-20 minutes.
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